Ngay tại khu vực tầng 1, một căn phòng rộng chừng 50m2, nhưng mỗi ngày luôn tấp nập học sinh, phụ huynh, giáo viên đến giao dịch. Tuy chỉ có rất ít cán bộ phụ trách nhưng bộ phận này luôn làm việc đạt hiệu quả cao.

Đó là bộ phận hành chính công một cửa - nơi tiếp nhận và xử lý mọi công việc hành chính của nhà trường. Việc xác minh kết quả học tập của cựu học sinh, cấp phát bằng tốt nghiệp, giải quyết các công việc liên quan đến tài chính, bảo hiểm và thực hiện các khoản thu của nhà trường… đều thông qua bộ phận này.

 

Nhấn để phóng to ảnh

Ban giám hiệu nhà trường cho biết, trước đây, bộ phận hành chính ở trường THPT Cẩm Bình có 4 phòng chức năng với 7 cán bộ, nhân viên. Trong đó có 1 nhân viên biệt phái kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ như: Kế toán, thủ quỹ, văn thư, thiết bị, thư viện...

Quy trình giải quyết các thủ tục hành chính phục vụ cán bộ, học sinh phụ huynh và người dân còn nhiều bất cập và mất nhiều thời gian do hoạt động độc lập. Để làm thủ tục, mọi người phải qua nhiều phòng ban, vừa mất thời gian và kém hiệu quả. Trong trường hợp nếu một trong những nhân viên này vắng mặt thì vấn đề không được giải quyết, mất thời gian chờ đợi.

Để giải quyết vấn đề này, năm 2018, Đảng ủy, Ban giám hiệu trường THPT Cẩm Bình đã tham khảo và triển khai mô hình hành chính công một cửa.

 

Nhấn để phóng to ảnh

“Bộ phận một cửa là bước đột phá về cải cách hành chính. Các trung tâm hành chính cấp xã, huyện, tỉnh trong cả nước đã thực hiện rất thành công. Đó là cơ sở để chúng tôi làm mô hình này. Thời gian đầu, nhiều cán bộ giáo viên vẫn chưa quen nhưng hiệu quả từ thực tiễn nên chúng tôi quyết tâm vừa học vừa làm”, thầy Nguyễn Văn Quang, Hiệu trưởng trường THPT Cẩm Bình cho biết.

Theo thầy Quang, khó khăn nhất trong việc thực hiện mô hình chính là cơ sở vật chất vì đòi hỏi cần có không gian rộng rãi để giao dịch. Nhà trường và phụ huynh đã thống nhất sẽ tận dụng phòng truyền thống làm phòng bộ phận một cửa. Và chuyển phòng truyền thống sang một khu vực khác. Năm học 2018 - 2019, nhà trường đã chuyển toàn bộ các đầu mối về văn phòng nhà trường.

Chỉ sau một thời gian ngắn thực hiện, các nhân viên ở bộ phận giao dịch đã bắt đầu quen với chuyên môn nghiệp vụ ở các lĩnh vực. Nhiều cán bộ tại bộ phận khác nhau như văn thư, thư viện, thiết bị, y tế học đường...  đều có thể hỗ trợ nhau trong trường hợp cần thiết như vắng mặt. Nhờ vậy, các công việc giao dịch đều diễn ra liên tục, không bị gián đoạn. Các hồ sơ đều giải quyết trong ngày không để tồn sang ngày hôm sau.

Ngồi chờ xác nhận bảng điểm tại bộ phận một cửa, chị Nguyễn Thị Hoài Thương (cựu học sinh, trú tại xã Cẩm Thành, huyện Cẩm Xuyên, Hà Tĩnh) cho biết: "Tôi đến xin xác nhận bảng điểm để xin cấp lại bằng tốt nghiệp. Khi đi tôi cũng xác định sẽ mất cả buổi nhưng không ngờ lại rất đơn giản và nhanh gọn lại không phải đi lại nhiều”.

Chị Nguyễn Thị Hường (xã Cẩm Mỹ - phụ huynh học sinh), vui vẻ chia sẻ: “Trước đây, mỗi lần đến làm giấy tờ, phụ huynh cứ phải chạy sang nhiều phòng để xin giấy, xin dấu. Nhưng khoảng 1 năm lại đây, chúng tôi chỉ cần lại khu vực này đăng ký và ngồi chờ sẽ được phục vụ tại chỗ. Tôi thấy mô hình này đưa vào nhà trường khiến phụ huynh chúng tôi nhàn vô cùng.”

 

Nhấn để phóng to ảnh

Không riêng gì phụ huynh, mà cán bộ, giáo viên và học sinh tại trường THPT Cẩm Bình cũng nhàn tênh với mô hình hành chính công một cửa.

Nhiều giáo viên cũng nhận xét, nhờ có bộ phận hành chính một cửa, giáo viên được giảm “gánh nặng” thu học phí, tiết kiệm được nhiều thời gian, tập trung hơn vào công tác chuyên môn giảng dạy. Mọi vấn đề của giáo viên chủ nhiệm khi có thắc mắc cũng dễ dàng được cập nhật hơn khi các phòng hành chính đã được quy về một mối.

Hơn 1 năm qua, việc vận hành bộ phận hành chính một cửa này đã giúp giải quyết thủ tục tại nhà trường nhanh gọn, tinh giảm được 3 nhân viên hành chính nhưng vẫn hiệu quả trong công việc. Ngoài ra, mô hình này giúp trường THPT Cẩm Bình hạn chế được lãng phí về cơ sở vật chất, tiết kiệm đáng kể nguồn ngân sách.

“Chúng tôi rất mừng khi mô hình này tạo được hiệu quả trong nhà trường. Thời gian tới chúng tôi sẽ nâng cấp và hoàn chỉnh mô hình này hơn nữa để giúp nhà trường, học sinh và phụ huynh có thể thuận tiện trong các giao dịch”, thầy Nguyễn Văn Quang chia sẻ.